En tant que mandataire en assurances, l’association Prévoyance Fer :

• propose, présente et aide à conclure des adhésions aux contrats souscrits auprès de son assureur partenaire,
• gère les adhésions et assure le versement d’une indemnité à la suite d’un décès,
• ne recueille que les données strictement nécessaires à tout travail préparatoire, à toute adhésion ainsi qu’à la bonne gestion des adhésions et des contrats.

Les engagements de l’association en matière de protection des données personnelles sont visibles à travers la charte de confidentialité et les points suivants :

Charte de confidentialité

Prévoyance Fer n’utilise les données communiquées que pour la bonne gestion des demandes (prospects, adhérents, bénéficiaires…) et des contrats. Ces données sont gérées conjointement avec son assureur partenaire pour lui permettre de remplir ses fonctions légales (pilotage, supervision, examen de questionnaires de santé…) sous le respect de la confidentialité. Pour toute autre utilisation, Prévoyance Fer et son assureur partenaire (par le biais de Prévoyance Fer) s’engagent à demander au préalable une autorisation spécifique.

C’est ainsi que :

Pour tout abonnement à la newsletter,

seule l’adresse e-mail est requise. Elle permet un envoi régulier d’informations à tous ceux qui le souhaitent. Il n’y a pas d’engagement, c’est-à-dire que toute personne peut à tout moment arrêter de recevoir la newsletter.

Quand une documentation est demandée,

le demandeur devient prospect. Les données communiquées servent à l’envoi de cette demande et à son suivi. En l’absence de traitements, les données sont automatiquement archivées au bout de 5 ans.

Quand une demande d’adhésion ne peut pas être validée,

soit parce que le candidat à l’assurance ne remplit pas les conditions d’adhésion, soit parce que le questionnaire de santé n’est pas accepté par le service médical de l’assureur, une lettre de refus comprenant un certificat de destruction des données sensibles est de facto envoyée au demandeur. Le questionnaire de santé transmis à l’assureur y est conservé conformément à la réglementation en vigueur pendant 5 ans.

Quand une demande d’adhésion à un contrat est validée,

les données recueillies sont traitées pour gérer et exécuter le contrat d’assurance. Elles sont notamment :

• conservées durant toute la vie du contrat, jusqu’à expiration à la fois des délais de prescription légaux et des délais de conservation imposés par la réglementation (comprenant en outre la conservation post-mortem des données) ;
• utilisées pour respecter le dispositif réglementaire de lutte contre le blanchiment d’argent et contre le financement du terrorisme, ainsi que pour gérer fraudes, recours, réclamations et contentieux.

Une fois adhérent, l’assuré dispose d’un statut de sociétaire, ce qui lui confère un droit de vote exerçable en Assemblée Générale. A cet effet :

• Prévoyance Fer est tenue d’informer régulièrement ses sociétaires sur l’activité de l’association et sur les services proposés ;
• tout sociétaire peut avoir une part active dans la vie de l’association et ainsi participer à l’évolution des contrats et des services.

Prévoyance Fer est tenue de vérifier que les données de ses adhérents soient exactes, complètes et, si nécessaire, mises à jour. Elle peut être amenée à les solliciter à cet effet.

Pour tout bénéficiaire,

Prévoyance Fer ne récolte que les données requises pour traiter les dossiers et pour procéder au versement de l’indemnité en toute légalité. Leurs données sont conservées aussi longtemps que la réglementation en vigueur l’exige. Elles sont traitées en tout confidentialité et ne font en aucun cas, sans un accord explicite, l’objet ni d’un traitement à caractère commercial ni d’une communication à une tierce personne.

En somme,

les données sont uniquement utilisées dans le cadre des finalités mentionnées ci-dessus de façon pertinente et proportionnée. Elles sont relatives à une identification, à l’appréciation du risque, à la détermination ou à l’évaluation des préjudices y compris les données de santé. Ce sont des données sensibles qui font l’objet d’un traitement spécifique lié au respect du secret médical.

Liste de vos droits en matière de protection des données personnelles

Au-delà de cette charte de confidentialité, toute personne possède des droits (voir liste ci-dessous). Pour être informé plus en détail sur ses droits et pour pouvoir les exercer, il suffit d’envoyer à prevoyancefer@wanadoo.fr un courriel à l’intention du délégué à la protection des données.

Droits d’accès et de rectification :

à tout moment, vous pouvez demander l’accès à vos données personnelles et à la rectification de celles-ci.

Concernant les données collectées dans le cadre de la lutte anti-blanchiment et la lutte anti-terrorisme, vous bénéficiez d’un droit d’accès aux données vous concernant directement auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) selon les modalités mentionnées sur son site.

Droit à l’effacement :

lorsque la durée de conservation de vos données personnelles est écoulée ou lorsque vos données ne sont plus nécessaires à la relation contractuelle, vous pouvez demander leur effacement.

Droit à une limitation de traitement :

lorsque les données ne sont pas ou ne sont plus nécessaires à la relation contractuelle, vous pouvez demander la limitation de leur utilisation.

Droit d’opposition :

lorsque vos données personnelles ne sont pas ou ne sont plus nécessaires à la relation contractuelle, vous pouvez demander qu’elles ne fassent plus l’objet d’un traitement.

Droit à la portabilité de vos données :

à tout moment, vous pouvez demander une copie des données collectées pour l’exécution du contrat. Ces données ne peuvent être communiquées qu’à l’assuré, à un proche de confiance ou à un bénéficiaire suite au décès.

Droit de retirer votre consentement :

pour tous les traitements nécessitant votre consentement explicite, vous avez le droit de le retirer à tout moment notamment pour la prospection commerciale. Ce droit ne concerne pas les informations que l’association doit envoyer à ses sociétaires pour leur permettre exercer correctement leur droit de vote.

Droit de définir des directives relatives au sort de vos données personnelles post-mortem :

vous avez le droit de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles post-mortem. Après votre décès, la personne désignée pourra demander leur mise en œuvre.

Ce droit ne concerne pas les données devant être conservées (pour le pilotage des contrats…), tel que le prévoit la réglementation.

Les réclamations

touchant à la collecte ou au traitement de ses données peuvent être adressées au délégué à la protection des données. En cas de désaccord persistant, il est possible de saisir la CNIL à l’adresse suivante : Commission Nationale Informatique et Libertés, 3 place de Fontenoy – 75007 Paris, tél : 01 53 73 22 22.

Pour en savoir plus sur vos droits, vous pouvez consulter le site de la CNIL : https://www.cnil.fr/fr/les-droits-pour-maitriser-vos-donnees-personnelles.

Protection informatique des données

Le site internet :

• est hébergé sur un serveur localisé en Europe, respectant les normes de sécurité ;
• est sécurisé grâce à un protocole SSL (adresse https) ;
• n’enregistre aucunes données sensibles (ces dernières sont via un protocole de transfert hypertexte sécurisé, directement enregistrées sur une application de gestion répondant également aux normes de sécurité) ;
• fait l’objet d’une maintenance régulière, évitant tout risque de défaillance.

L’espace adhérent :

• est hébergé sur un autre serveur localisé en Europe, respectant aussi les normes de sécurité ;
• dispose d’un protocole SSL distinct ;
• est un espace de consultation, permettant uniquement de visualiser des données cryptées ;
• fait aussi l’objet d’une maintenance régulière, évitant également tout risque de défaillance.

La confidentialité et l’intégrité des données via une utilisation du site et l’espace adhérent sont ainsi garanties.

Les cookies utilisés par le site de Prévoyance Fer et l’espace personnel

Le site internet et la page d’authentification de l’espace personnel utilisent des cookies permettant uniquement de faciliter la navigation sur le site, la communication et l’authentification sur l’espace personnel. Ces cookies ne sont pas soumis à une déclaration préalable selon les recommandations de la CNIL.

Néanmoins, vous pouvez paramétrer la gestion des cookies sur votre navigateur pour :

• refuser systématiquement l’envoi de cookies ;
• n’accepter les cookies que pour certains sites considérés comme étant « de confiance » ;
• n’autoriser les cookies que pour le site sur lequel vous êtes en train de naviguer.

Si vous souhaitez en savoir plus sur les cookies, leur fonctionnement et leur utilisation, vous pouvez vous rendre sur le site de la CNIL : https://www.cnil.fr/fr/cookies-les-outils-pour-les-maitriser.

Prospection téléphonique

Si vous ne souhaitez pas faire l’objet de prospection commerciale par voie téléphonique, vous pouvez vous inscrire gratuitement sur la liste d’opposition au démarchage téléphonique BLOCTEL. Pour plus d’informations, il suffit de consulter le site www.bloctel.gouv.fr.

Ce blocage ne peut en aucun cas concerner le suivi d’un prospect ou d’un sociétaire.